Documentos necesarios para elaborar tu declaración

Para que tu declaración de renta refleje adecuadamente tu realidad económica, el contador público necesita conocer cómo estaba conformado tu patrimonio al finalizar el año gravable, cuáles fueron tus ingresos, qué obligaciones financieras tenías y qué pagos pueden dar lugar a beneficios tributarios.

El contador es tu aliado

Recuerda que el contador no es un policía. Es el profesional que te asesora para cumplir correctamente tus obligaciones tributarias. Cuanto más completa y precisa sea la información que le suministres, más sencillo será elaborar una declaración correcta e identificar los beneficios que permite la ley.

Fechas de los documentos

Es importante tener presente que la declaración de renta siempre se presenta año vencido. Esto significa que durante 2026 se presenta la declaración correspondiente al año gravable 2025. Por esa razón, todos los documentos que entregues deben corresponder al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025 o, cuando corresponda, reflejar la información con corte al 31 de diciembre de 2025. Un certificado de otro año o un extracto con una fecha diferente puede generar inconsistencias durante la elaboración de la declaración.

Tipos de documentos

La cantidad de documentos que solicitará el contador depende de la actividad económica de cada contribuyente. No requiere la misma información una persona que únicamente percibe ingresos como empleado que un comerciante, un trabajador independiente, un arrendador o alguien que posee inversiones o varios inmuebles.

Por esta razón, es recomendable acudir al contador con suficiente anticipación a la fecha de presentación de la declaración. Así podrás identificar oportunamente los documentos que debes reunir y evitar contratiempos durante su elaboración.

A continuación, encontrarás los documentos que, de manera general, suelen solicitarse en la mayoría de los casos.

Para determinar tu patrimonio

El patrimonio corresponde al conjunto de bienes, derechos y obligaciones que poseías al 31 de diciembre del año gravable. Para determinarlo, el contador suele solicitar:

• Certificados o extractos de cuentas de ahorro y corrientes.

• Certificados de rendimientos de inversiones, como CDT, bonos, acciones o participaciones en sociedades, junto con el saldo al cierre del período.

• Extractos de fondos voluntarios de pensiones y de las cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construcción (AFC).

• Certificados de pólizas de vida con valor patrimonial.

• Documentos relacionados con fideicomisos.

• Documentos que soporten cuentas por cobrar.

• Soporte del impuesto predial de los inmuebles.

• Soporte del impuesto sobre vehículos automotores.

También será necesario aportar los documentos que acrediten las deudas vigentes al cierre del año, como certificados de créditos de vivienda, consumo o educación, extractos de tarjetas de crédito, contratos de leasing o documentos que soporten obligaciones adquiridas con personas naturales.

Para acreditar tus ingresos

El contador debe conocer todas las fuentes de ingreso obtenidas durante el año gravable. Si eres empleado, el documento más importante será el Certificado de Ingresos y Retenciones (Formulario 220), expedido por tu empleador. Si eres trabajador independiente, normalmente deberás entregar una relación o certificación de los ingresos obtenidos durante el año, elaborada con base en tu información contable o en los documentos que soportan tu actividad económica.

Dependiendo de cada caso, también podrán requerirse certificados por honorarios, pensiones, arrendamientos, rendimientos financieros, dividendos, seguros de vida o ingresos provenientes de herencias, donaciones, rifas o premios.

Para acceder a beneficios tributarios

Algunos pagos permiten disminuir la carga tributaria, siempre que cumplan los requisitos previstos en la ley. Para verificarlos, el contador suele solicitar:

• Certificados de aportes voluntarios a pensión.

• Certificados de las cuentas AFC.

• Soporte de los aportes al sistema de seguridad social.

• Certificados o soportes de los intereses pagados por créditos de vivienda.

• Soporte de los pagos por medicina prepagada.

• Documentos que acrediten la existencia de dependientes. El soporte varía según la condición del dependiente, por ejemplo, hijos menores de 18 años, padres sin ingresos, hijos mayores de 18 años con discapacidad o personas a quienes el contribuyente financia estudios de educación superior.

• Facturas electrónicas por la adquisición de bienes y servicios.

• Certificados de donaciones.

Operaciones especiales

Si durante el año vendiste un inmueble, un vehículo o acciones, recibiste una herencia, una donación, una indemnización o un premio, deberás entregar los documentos relacionados con esas operaciones. De igual manera, es recomendable aportar los certificados de retención en la fuente que te hayan practicado durante el año, ya que esos valores constituyen un anticipo del impuesto sobre la renta.

Recuerda que esta es una relación general de los documentos que suelen solicitarse para elaborar la declaración de renta. La información requerida puede variar según la actividad económica que desarrolles, la naturaleza de tus ingresos, los bienes que poseas, las operaciones que hayas realizado durante el año gravable y, en general, los hechos con incidencia tributaria que hayan ocurrido durante ese período. Por esa razón, cada declaración debe analizarse de manera individual. 

La importancia del orden

Por último, reunir los documentos no es suficiente. También es importante entregarlos dentro de los plazos indicados por tu contador y organizados de la forma en que este los solicite. Esto agiliza la revisión de la información, evita requerimientos posteriores, reduce el riesgo de omitir datos relevantes y hace más eficiente la elaboración de la declaración de renta. 

David Chaves Ferrin

Contador público y aspirante a la especialización en finanzas públicas